Conheça 8 tipos de desperdício que sua agência comete

As agências de design, propaganda, jornalismo ou branding tem algo em comum: todas trabalham com pessoas e processos. E isso define a qualidade do que é feito. Mas o que é esse tal de “processo”, que faz parte do dia-a-dia de todas as agências? Como enxergar e eliminar desperdícios nesses processos?


wasting-time

São muitos os tipos de processo:

  • orçamento,
  • planejamento,
  • criação,
  • pesquisa,
  • produção gráfica,
  • apresentação
  • etc.

Um processo descrito de maneira simples é toda atividade que possui uma entrada de informação, um processamento e uma saída. Uma agência é um grande processador de informações. De um lado entra o briefing do cliente, as pesquisas sobre os consumidores e os concorrentes, isso tudo é transformado pelos planejadores, diretores de arte, designers e do outro lado saem as campanhas, os layouts, as ações de marketing, os efeitos sobre o mercado. Em resumo, uma agência é puro fluxo de informação, de um lado entra informação e do outro lado sai informação também, como resultado desses processos.

Processos podem esconder desperdícios

Nesses processos que a agência realiza, podem ser encontrados muitos tipos de desperdício:

  1. Um job precisa ser feito duas vezes por causa de um brief errado
  2. Um job demora para ser aprovado pelo cliente
  3. Um layout fica incompleto por que faltaram informações
  4. Um diretor de arte precisa subir as escadas para ir buscar uma impressão
  5. Um planejador salva 10 versões de um relatório com nomes diferentes
  6. Os arquivos da agência ficam espalhados em computadores diferentes
  7. O atendimento cria documentos enormes com informações que ninguém usa
  8. Quando um funcionário não vem trabalhar, ninguém consegue achar as informações ou arquivos

Como eliminar desperdícios?

A Toyota, maior especialista na redução de desperdícios do mundo, sugere 3 passos:

  1. Aprender a ver
  2. Aprender a pensar
  3. Aprender a fazer

Segundo ela, o primeiro passo é enxergar onde está o problema. Que partes do processo são defeituosas ou demoradas? Quais partes geram refação e estresse? Enquanto isso não for visto, será difícil refletir ou pensar sobre o problema. Uma das ferramentas que permite enxergar os problemas é o mapeamento de processos.

Depois que o problema é enxergado, a equipe pode pensar sobre ele identificando os tipos de desperdício e definindo um plano de ação para eliminá-los. Nessa fase pode-se usar um checklist de desperdícios . Ele funciona como um lembrete sobre quais problemas devem ser procurados no mapa de processos, para serem resolvidos.

Por último, chega o momento da ação: como eliminar os desperdícios encontrados? É importante envolver toda a equipe nessa hora pois dificilmente alguém irá querer mudar a maneira de trabalhar, se isso for uma ideia dos OUTROS. Quando o funcionário se sente ouvido e envolvido, aumentam muito as chances dele se envolver. Muitos planos de mudança de processo ficaram empoeirando e criando teias de aranha pois a equipe se recusou a colocá-los em prática. Uma prática muito usada na engenharia de produção para envolver a empresa é chamada de Semana Kaizen (ou Blitz Kaizen). Ela permite que os funcionários construam juntos os novos processos e adotem medidas práticas para fazê-las acontecer de verdade.

Conclusão

Em resumo, depois que os processos da agência são mapeados, é possível pensar sobre eles e achar os desperdícios. Depois, com o envolvimento da equipe, um novo jeito de trabalhar na agência é criado, e traz resultados imediatos: mais tempo livre, processos mais curtos, menos gastos financeiros e mais lucratividade.

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